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15.08.2014 Unternehmen mit Bargeschäften: Neue Kassensysteme ab 2017 Pflicht!

Seit 2002 ist den Betriebsprüfern der Datenzugriff auf steuerlich relevante Unternehmensdatenbestände erlaubt. Maschinell ausgewertet werden jedoch nicht nur die Finanz- und Lohnbuchhaltungen, sondern auch Kassensysteme.

Dabei wurden die Vorgaben für elektronische Kassensysteme deutlich verschärft. Zum 31.12.2016 läuft eine Übergangsvorschrift für veraltete Kassensysteme aus. Spätestens ab 01.01.2017 müssen elektronische Kassensysteme folgende Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllen:

§  Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG müssen vollständig, unveränderbar und unverdichtet aufbewahrt werden. Die ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen wird von den Finanzbehörden ausdrücklich abgelehnt.

§  Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem (maschinell) auswertbaren Datenformat vorliegen. Ein Ausdruck der Kassendaten reicht deswegen keinesfalls aus.

§  Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten– innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Wie bei Buchhaltungssystemen akzeptieren die Finanzbehörden unter bestimmten Voraussetzungen eine Aufbewahrung der Datenbestände in einem Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem.

§  Die konkreten Einsatzorte und –zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und die Protokolle aufzubewahren.

§  Zwecks Überprüfung der Bareinnahmen müssen die Grundlagenaufzeichnungen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Dies gilt auch für alle zum Gerät gehörende Organisationsunterlagen wie insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung.

§  Soweit mit Hilfe des Geräts unbare Geschäftsvorfälle wie EC-Cash oder Elektronisches Lastschriftverfahren erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten in Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Die Kassensysteme sollten frühzeitig auf die Anforderung geprüft und ggf. erweitert werden. Ihr Kassensystemhersteller wird Sie neben uns sicherlich unterstützen. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten Unternehmer die gesetzlichen Anforderungen ernst nehmen, da ansonsten Bußgelder bzw. empfindliche Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen drohen.