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26.05.2011 Rückstellung für Aufbewahrung Geschäftsunterlagen

Der BFH hat entschieden, dass Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen die voraussichtlichen Aussonderungsmöglichkeiten berücksichtigen müssen.

Hintergrund: Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Die Verpflichtung, die genannten Geschäftsunterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang aufzubewahren, ist eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung, die dem Grunde nach die Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten in Höhe der voraussichtlich zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht erforderlichen Kosten verlangt (BFH, Urteil v. 19.8.2002 - VIII R 30/01). Zu bewerten ist die Rückstellung gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG als Sachleistungsverpflichtung mit den Einzelkosten und den angemessenen Teilen der notwendigen Gemeinkosten.

Sachverhalt: Der Kläger betreibt eine Apotheke und erzielt hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildete er im Jahresabschluss des Streitjahres 2003 eine Rückstellung von 10.700 €. Er hatte dafür den - unstreitigen - jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 € mit zehn multipliziert.

Hierzu führte der BFH weiter aus: Bei der Bewertung der Rückstellung ist die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Zudem können nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht ist. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt werden, mithin kein Stauraum frei werden wird, kann nicht berücksichtigt werden. Der vom Finanzamt vorgenommene und vom Finanzgericht bestätigte Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren ist im Streitfall nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssen die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also [(10 + 1) : 2 =] 5,5 Jahre.